Đám phán và ký kết hợp đồng ngoại thương là một quá trình, trong đó các bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất.

Ảnh mang tính chất minh họa

Qúa trình đàm phán: 2 bước

-Đưa ra các vấn đề cần trao đổi

-Trao đổi để tìm giải pháp

Các nguyên tắc trong đàm phán:

-Xác định mục tiêu đàm phán, thương lượng

-Chuẩn bị kỹ nội dung

-Đàm phán, thương lượng trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau, đôi bên cùng có lợi

-Phải biết cho và nhận trong quá trình đàm phán. Xác định giới hạn.

-Tạo ra và phát triển mối quan hệ kinh doanh

Đàm phán hợp đồng ngoại thương gồm các giai đoạn:

-Giai đoạn chuẩn bị

-Giai đoạn tiếp xúc

-Giai đoạn kết thúc - ký kết hợp đồng

-Giai đoạn rút kinh nghiệm

Rủi ro có thể xuất hiện trong tất cả các giai đoạn của quá trình đàm phán

Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình này

-Thiếu thông tin:

+Đối tác

+Môi trường văn hóa, chính trị - pháp luật

-Chuyên môn yếu: người tham gia đàm phán không được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về ngoại thương

-Ngoại ngữ yếu: trình độ ngoại ngữ yếu, phụ thuộc vào người thông dịch

-Không hiểu biết đầy đủ về hàng hóa: chất lượng, quy cách, bao bì đóng gói, bảo hành…

-Nghệ thuật đàm phán, kỹ năng giao tiếp: quá cứng rắn hoặc không vững vàng trong đàm phán

Biện pháp phòng ngừa: cần phải chuẩn bị chu đáo về mọi mặt

Giai đoạn chuẩn bị:

-Ngôn ngữ: tốt nhất là người đàm phán nên am hiểu thông thạo ngôn ngữ của đối tác hoặc sử dụng phiên dịch

Trường hợp sử dụng phiên dịch nên:

-Trình bày sơ lược nội dung cho người phiên dịch

-Nói rõ và chậm

-Không sử dụng tiếng địa phương hoặc tiếng lóng

-Thời gian nói từ 1 đến 2 phút

-Cho phép người phiên dịch có thời gian hiểu rõ nghĩa

-Không ngắt lời

-Cố gắng sử dụng câu đơn

-Thêm cử chỉ điệu bộ trong quá trình nói

-Khi nói nhìn thẳng đối tác

-Không nên đàm phán quá 2 giờ đống hồ. Nếu kéo dài nên sử dụng 2 phiên dịch,…

1. Hàng hóa: tìm hiểu kỹ về thương phẩm, tính chất hóa lý của sản phẩm,… cũng như những yêu cầu của thị trường về sản phẩm đó như phẩm chất, bao bì…

Nắm vững tình hình sản xuất sản phẩm đó của đối tác như thời vụ, khả năng nguyên vật liệu, tay nghề công nhân

Vòng đời (chu kỳ) của sản phẩm

Gía của các công ty cạnh tranh

Tình hình tỷ suất ngoại tệ

2. Thông tin về thị trường

-Thông tin sơ lược về đất nước, con người, tình hình chính trị, văn hóa của đối tác

-Thông tin kinh tế cơ bản

-Cơ sở hạ tầng

-Chính sách ngoại thương

-Hệ thống ngân hàng, tín dụng

-Điều kiện vận tải, tình hình giá cước

-Thông tin liên quan về sản phẩm chính của mình tại thị trường đối tác

3. Tìm hiểu đối tác

-Thực lực của đối tác

-Nhu cầu và ý định của đối tác

-Lực lượng tham dự của đối tác

Bên cạnh đó, cán bộ đàm phán cần phải nắm vững

-Thông tin về bản thân của công ty mình

-Thông tin cạnh tranh trong và ngoài nước

-Dự đoán xu hướng biến động giá cả

4. Chuẩn bị năng lực

Chuẩn bị năng lực cho chuyên gia đàm phán:

-Kiến thức: nhà đám phán  giỏi đồng thời phải là nhà thương mại, luật sư, nhà ngoại giao, nhà tâm lý, giỏi ngôn ngữ và có kiến thức về kỹ thuật văn hóa.

-Phẩm chất tâm lý

-Có kỹ năng đàm phán tốt: có khả năng đặt mình vào quan điểm của người khác, diễn đạt ý tưởng chính xác, thuyết phục và độ nhạy cảm để cảm nhận tốt

-Kỹ năng giao tiếp tốt: lắng nghe, đặt câu hỏi, diễn thuyết, giao dịch bằng thư và kỹ năng giao dịch thông thường.

Tổ chức đoàn đàm phán: thành phần của đoàn phải hội đủ các chuyên gia của cả 3 lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật và thương mại. Trong đó thương mại là quan trọng nhất nên thường là chuyên gia thương mại làm trưởng đoàn.

-Thời gian và địa điểm:

Thời gian phụ thuộc vào sự thỏa thuận của đôi bên

Địa điểm phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phương tiên phù hợp

Giai đoạn tiếp xúc: tạo không khí tiếp xúc, thăm dò đối tác, sửa lại kế hoạch (nếu cần)

Để thực hiện tốt, chúng ta cần phải làm:

-Nhập đề tốt

-Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau

Nhập đề tốt: chuyển tải thông tin mong muốn đến đối tác, tạo không khí tiếp xúc tốt và thăm dò vị trí của đối tác.

Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau. Gồm:

-Khai thác thông tin

-Kiểm tra những gì đã làm được

-Điều chỉnh lại kế hoạch nếu cần

Giai đoạn đàm phán:

-Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ

-Nhận và đưa ra nhượng bộ

-Phá vỡ những bế tắc: có thể đơn phương phá vỡ hoặc mượn bên trung gian thứ 3

-Tiến tới thỏa thuận: giai đoạn này rất tinh tế vì thế người đàm phán cần hết sức bình tĩnh, tập trung, sử dụng các kỹ thuật để đạt được thỏa thuận tốt nhất có thể.

Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

-Thỏa thuận thống nhất với nhau về tất cả các điều khoản trước khi ký hợp đồng

-Đề cập các cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh đừng dùng tập quán thương mại để giải quyết tranh chấp

-Không trái pháp luật

-Từ ngữ rõ ràng, chính xác

-Kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng các điều khoản đã thỏa thuận trước khi ký

-Người ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền

-Ngôn ngữ trong hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo

Các biện pháp phòng ngừa

-Cần chuẩn bị chu đáo tất cả mọi mặt, các vấn đề có thể tưởng tượng suy nghĩ ra

-Thực hiện tốt các bước trong quá trình đàm phán

+Chuẩn bị

+Tiếp xúc

+Đàm phán

+Kết thúc

+Rút kinh nghiệm